GWP-Maßnahmen am FLI:
Ein Optimierungsprozess, der niemals endet

Die Funktion der Ombudsperson wurde von 1999 bis 2011 durch Dr. Jürgen Sühnel, von 2011 bis 2015 von Dr. Matthias Görlach und ab Januar 2016 von Prof. Dr. Frank Große wahrgenommen. Krankheitsbedingt wurde Prof. Große ab Mai 2016 von Dr. Görlach vertreten, der die Funktion vom 1. Dezember 2017 bis zum 28. Februar 2021 wahrnahm. Sein Stellvertreter war Prof. Christoph Englert.

Aktuell  sind Prof. Christoph Englert und Dr. Susann Groth die Ombudspersonen am FLI.

Ombudspersonen haben über die Jahre eine Vielzahl von Gesprächen mit Mitarbeitern über Aufgaben und Möglichkeiten der Ombudsarbeit geführt. Darüber hinaus informiert die Ombudsperson die FLI-Wissenschaftler regelmäßig über Neuerungen auf nationaler und internationaler Ebene. Detailinformationen zu den Aufgaben gibt es hier.

Seit 2004 findet ein gut etabliertes wöchentliches Institutsseminar statt, in welchem jeweils zwei Wissenschaftler ihre neuesten Ergebnisse dem gesamten Institut vorstellen. Die präsentierten Daten werden kritisch hinterfragt, Kontrollen bewertet und Anregungen gegeben.

Die seit 2005 bestehende Leibniz Graduate School on Aging (LGSA) ist ein wesentliches Element im Rahmen der Sicherung der GWP am FLI. Die Auswahl und Zulassung von Doktoranden erfolgt nach einem standardisierten Verfahren mit einem Interview durch ein Komitee bestehend aus drei Gruppenleitern. Die Betreuung des Doktoranden obliegt primär dem Gruppenleiter, der das Thema stellt. Es wird jedoch für jeden Doktoranden eine Betreuungsgruppe (Thesis committee) bestehend aus dem betreuenden sowie zwei weiteren Gruppenleitern, von denen einer extern sein sollte, eingerichtet. Das Thesiskomitee trifft sich mindestens jährlich, verfolgt und bewertet den Fortschritt der Arbeit und steht dem Doktoranden für Konsultationen zur Verfügung (LGSA-Regeln6). Die LGSA organisiert seit 2010 für alle Doktoranden Fortbildungskurse zu Präsentation und zur GWP, die seit 2013 verpflichtend sind.

Mehr Informationen gibt es auf der Website der LGSA.

Seit 2007 werden die FLI-Regeln zur GWP bei der Einstellung neuen Mitarbeitern ausgehändigt und sind seit 2011 Teil des Arbeitsvertrags.

FLI-Handbuch zur GWP [pdf]

Seit 2010 werden am FLI jährlich GWP-Kurse mit einem externen Trainer organisiert. Bisher haben insgesamt 80 Doktoranden und elf Postdoktoranden an diesen Kursen teilgenommen. Die Kurse werden durch Mitarbeiter des Instituts für systemische Medizin- und Organisationsethik in Berlin durchgeführt und organisiert.

2017 wurde die obligatorische Teilnahme an GWP-Kursen auch auf Gruppenleiter und Postdoktoranden ausgeweitet. Alle Gruppenleiter des FLI wurden im Rahmen einer bereits geplanten GWP-Klausur am 22./23.1.2018 durch externe Experten auf dem Gebiet geschult. Neu rekrutierte Gruppenleiter und PostDocs sind verpflichtet, zum nächstmöglichen Zeitpunkt an einem entsprechenden Kurs teilzunehmen oder ein Teilnahmezertifikat nachzuweisen. Die Teilnahme wird in der Personalakte dokumentiert; die Pflicht zur eigenen regelmäßigen Fortbildung und die Verantwortung zur Überwachung der Einhaltung der GWP-Standards durch die Mitarbeiter ist nun Teil der schriftlichen Übertragung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten an Gruppenleiter werden.

Das FLI hat ein elektronisches Laborbuch (ELN) System beschafft, um die notwendige vollständige Dokumentation der wissenschaftlichen Arbeiten am Institut zu unterstützen. Seit August 2018 wird das ELN-System „RSpace“ (ResearchSpace Ltd.) implementiert. Eine Schulung des wissenschaftlichen Personals, inklusive der Technischen Assistenten, fand Ende 2018 statt. Nach einer Einführungsphase wurde RSpace ab 1. Juli 2019 für alle wissenschaftlich arbeitenden Kolleginnen und Kollegen als Dokumentationsplattform verpflichtend eingeführt.

Als weitere, ergänzende Maßnahme zum ELN wurde eine Task-Force ins Leben gerufen, die ein Konzept zum Primärdatenmanagement erarbeiten und umsetzen soll. Intention ist, Primärdaten in ein veränderungssicheres („read-only“) Archiv zu übertragen, um so die systematische Dokumentation und Sicherung wissenschaftlicher Ergebnisse zu vereinfachen.

Es wurde eine „Guideline Quality Control“ für experimentelle Arbeit in den Laboren und Serviceeinrichtungen erarbeitet. Intention ist es, die Erhebung experimenteller Daten sowie deren Reproduzierbarkeit, Nachvollziehbarkeit, statistische Bewertung und deren Archivierung GWP-konform zu regeln.

Guideline Quality Control [pdf, nur intern]

Die Archivierung publikationsrelevanter Daten wurde bisher durch die Arbeitsgruppen individuell organisiert. Die Einführung eines zentralen Archivierungssystems ist in Arbeit und eine Richtlinie zur Archivierung der Daten wurde erstellt. Das Begleitformular für Veröffentlichungen und die Regeln zur Publikation von Forschungsartikeln wurde um diesen Punkt ergänzt. Diese Regeln gelten für alle ab 1.1.2018 eingereichten (1) Publikationen mit korrespondierenden FLI-Autoren und (2) Publikationen mit FLI-Ko-Autorenschaft, die Daten enthalten, die am FLI generiert wurden.

Richtlinie zur Archivierung publikationsrelevanter Daten [pdf, nur intern]

Regeln zur Publikation von Forschungsartikeln [pdf, nur intern]

Begleitformular Publikationen [pdf oder MS word, nur intern]

Das Institut nutzt eine computergestützte Überprüfung von Publikationen und Dissertationen auf Datenintegrität durch ein externes Unternehmen. Alle zur Publikation anstehenden Manuskripte und Dissertationen werden vor dem Einreichen auf diese Art überprüft. Das Begleitformular für Veröffentlichungen wurde bereits um einen Hinweis zu einer erfolgten Überprüfung entsprechend ergänzt.

Es wurde eine wissenschaftliche FLI-Mitarbeiterin, die bisher Dissertationen sprachlich redigiert hat, beauftragt, diese auch auf die Einhaltung der GWP-Regeln zu überprüfen. Dazu wurden im Januar 2018 Regeln etabliert.

Regelwerke

For PhD candidates: LGSA Training Guidelines and Rules for PhD-thesis submission [pdf, internal only]

Formulare

Begleitformular für FLI-Publikationen [pdf, nur intern]

FLI Dissertation Submission Form (pdf)

Dokumentation

FTP-Server (im Aufbau)

• Qualitätszirkel Promotion: neue Ausgabe der Handlungsempfehlungen "Gemeinsam die Promotion gestalten" für Promovierende [pdf] und Betreuende [pdf]
• Hochschulrektorenkonferenz: Gute wissenschaftliche Praxis an deutschen Hochschulen [Weblink]
• Hochschulverband: Resolution [Weblink] des 50. Hochschulverbandstages 2000 "Selbstkontrolle der Wissenschaft und wissenschaftliches Fehlverhalten"
• The Seven Sins in Academic Behavior in the Natural Sciences [pdf, begrenzter Zugang] by Wilfred F. van Gunsteren (ETH Zürich; Angew. Chem. Intl. Ed. 2013, 52, 118-122)
• On Being A Scientist: Responsible Conduct in Research [Weblink] (Committee on Science, Engineering and Public Policy, National Academy of Sciences, National Academy of Engineering, Institute of Medicine, National Academy Press, Washington, D.C. 1995)
• UHHS: Online Research Ethics Course [Weblink]
• Wikipedia-Artikel zu Wissenschaftlichem Fehlverhalten [Weblink]

Fragwürdige Journale und Konferenzen:

• Handreichung Predatory Publishing der Leibniz-Gemeinschaft [pdf]

Hilfreiche Websites zu den Themen finden Sie für Zeitschriften hier und für Konferenzen hier.